IT-Outsourcing: Vorteile, Nachteile und Strategien für eine erfolgreiche Partnerschaft

Moderne Unternehmen weltweit streben danach, ihre IT-Effizienz zu steigern. Oftmals fehlen jedoch interne Ressourcen. Outsourcing bietet Zugang zu Fachkenntnissen, speziellen Software-Fähigkeiten und strategischer Unterstützung. Die effektive Zusammenarbeit mit externen Softwareanbietern ermöglicht nicht nur Kosteneffizienz, sondern auch Flexibilität, Risikominderung, gesteigerte Produktivität und technologische Innovation.

Die Verwirklichung dieser Ziele hängt von der Auswahl geeigneter Anbieter ab, die die Unternehmensbedürfnisse verstehen, und der Implementierung effektiver Governance-Modelle. Dieser Beitrag bietet einen Einblick in die wichtigsten Vorteile und Nachteile des Outsourcings, seinen Wert und verschiedene Formen und Preismodelle von solchen Diensten. Zudem geben Andersens Experten einige Tipps, wie man den richtigen Anbieter auswählt und erfolgreich vorgehen kann.

Die zunehmende Bedeutung von IT-Outsourcing

IT-Outsourcing bezeichnet die Praxis, externe Technologiepartner zu beauftragen, bestimmte oder alle Software-Operationen anstelle interner IT-Abteilungen zu übernehmen.

Die Palette der Dienstleistungen in diesem Sektor hat sich erheblich erweitert und diversifiziert. Während in der Vergangenheit hauptsächlich Programmierung, App-Entwicklung und technischer Support im Fokus standen, reicht das heutige Leistungsangebot von der Bereitstellung kompletter Abteilungen bis hin zu umfassenden Infrastrukturlösungen.

Laut Statista wird der weltweite Umsatz im Bereich IT-Outsourcing von 2023 bis 2028 voraussichtlich kontinuierlich steigen und einen Gesamtzuwachs von 317,7 Milliarden US-Dollar verzeichnen (eine Steigerung von 69,06 %). Es wird erwartet, dass im Jahr 2028 ein neuer Höchststand mit einem Umsatz von 777,74 Milliarden US-Dollar erreicht wird.

Fünf zentrale Bereiche, die häufig durch externe Dienstleister unterstützt werden, umfassen:

• Technischer Support: Unternehmen können durch die Bereitstellung von Hardware- und Software-Fehlerbehebung, Fernunterstützung und Kundensupport schnell auf Herausforderungen reagieren, ohne ein internes Team unterhalten zu müssen.
• Softwareentwicklung: Die Einstellung erfahrener Programmierer durch Outsourcing ermöglicht den Zugang zu spezifischen Fähigkeiten, die für die Erstellung von Anwendungen, Websites und Content-Management-Systemen erforderlich sind.
• Infrastrukturmanagement: Das Outsourcing des Managements von Servern, Netzwerken und Speichersystemen profitiert von Fachwissen, um komplexe IT-Infrastrukturen effizient und sicher zu verwalten.
• Cybersicherheit: Die Kooperation mit kompetenten Sicherheitspartnern ist notwendig, um sensible Systeme und Daten vor komplexen, sich weiterentwickelnden Bedrohungen zu schützen.
• Cloud-Dienste: Erfahrene Anbieter von Cloud-Speicher, Datenmanagement und Computing ermöglichen Skalierbarkeit, Flexibilität und weitere wichtige Vorteile, während gleichzeitig Ressourcen effizient genutzt werden.

Cloud-Dienste zählen zweifelsohne zu den am schnellsten wachsenden Bereichen, getrieben durch ihre Bequemlichkeit und die damit verbundenen niedrigeren Kosten. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS) zählen zu den führenden Cloud-Angeboten, und der jährliche Vertragswert für “As-a-Service”-Lösungen übersteigt weltweit mittlerweile mehrere zehn Milliarden Dollar.

Managed Services sind ein weiterer wesentlicher Sektor. Dieser umfasst das Management von Sicherheit, Netzwerken, Rechenzentren, Kommunikation und Mobilität. Hierbei zählen Managed Detection and Response (MDR) sowie Security Information and Event Management (SIEM)-Überwachung zu den führenden Angeboten.

Aktuelle Trends, die die Expansion des Outsourcings vorantreiben, umfassen Automatisierung, Chatbots, Blockchain und künstliche Intelligenz. Diese Technologien haben das Ziel, die Produktivität der Arbeitsabläufe zu steigern, Fehler zu minimieren und die Kosten im Vergleich zum herkömmlichen Outsourcing weiter zu senken.

IT-Outsourcing: Vorteile dieser betrieblichen Praxis

Neben einer gesteigerten Unternehmensproduktivität, erhöhter Kundenbindung, verbesserter Transparenz und der Möglichkeit flexibler Zahlungspläne gibt es noch weitere bemerkenswerte Vorteile des Outsourcings. Dazu gehören:

• Skalierbarkeit und Anpassbarkeit: Durch Outsourcing können Unternehmen flexibel auf ihre individuellen Anforderungen reagieren und die Bandbreite der angebotenen Dienstleistungen entsprechend anpassen. Diese Flexibilität steht im Gegensatz zu den festen Gehältern und Arbeitsbelastungen, die mit internen Mitarbeitern verbunden sind, und bietet einen dynamischen Ansatz für die Ressourcenzuweisung.
• Verbesserte Leistung: Angesichts der wachsenden Zahl von Software-Dienstleistern und des intensiven Wettbewerbs auf dem Markt legen Auftragnehmer Wert darauf, höchste Qualität zu liefern. Der Aufbau langfristiger Partnerschaften mit Kunden ist ein gemeinsames Ziel und motiviert Anbieter, hochspezialisierte Fachkräfte bereitzustellen, die in der Lage sind, spezifische Anforderungen präzise zu erfüllen.
• Kosteneffizienz: Die outgesourcte IT-Unterstützung bietet rund um die Uhr Verfügbarkeit ohne die zusätzlichen Kosten, die mit Sozialleistungen für Mitarbeiter, wie Urlaub, Krankheitsurlaub und Büroraummiete, verbunden sind. Diese kostensparende Lösung gewährleistet eine kontinuierliche Unterstützung, ohne dass unerwartete finanzielle Belastungen entstehen.
• Umfassende Wissensdatenbank: Der Support von externen Anbietern bindet vielseitig qualifiziertes Personal ein und nutzt modernste Technologien. Zusätzlich haben sie Zugang zu teuren Lizenzen und seltenen Abonnements, deren eigenständige Finanzierung für kleinere Unternehmen möglicherweise eine finanzielle Herausforderung darstellen würde.
• Optimierte Nutzung von Personalressourcen: Wenn eine Firma bestimmte Prozesse outsourct, ermöglicht dies internen Mitarbeitern, sich auf Kernaktivitäten wie Markenentwicklung, Generierung neuer Ideen, verbesserte Kundenbetreuung und die Herstellung hochwertiger Produkte zu konzentrieren. Diese strategische Zuweisung von Personalressourcen steigert die Gesamteffizienz der Organisation.
• Globaler Zugang zum Talentpool: Unternehmen erhalten den Zugang zu einem weltweiten Talentpool, der vielfältige Fähigkeiten und Fachkenntnisse bietet, die möglicherweise auf dem lokalen Markt nicht so leicht verfügbar sind. Dies kann zu innovativen digitalen Produkten und einer breiteren Perspektive bei der Problemlösung beitragen.
• Schnelle Übernahme neuer Technologien: Führende Dienstleister bleiben an vorderster Front des technologischen Fortschritts. Durch die Nutzung des Fachwissens dieser externen Partner können Organisationen rasch die neuesten Technologien übernehmen, ohne umfangreiche Schulungen oder Investitionen zu benötigen.
• Risikominderung: Outsourcing verteilt das mit dem Technologiemanagement verbundene Risiko. Externe Anbieter sind oft besser gerüstet, um Sicherheitsbedrohungen, Compliance-Probleme und andere Risiken zu bewältigen, wodurch die Belastung des internen Teams reduziert wird.
• Strategische Positionierung für langfristigen Erfolg: Durch die Nutzung dieser zusätzlichen Vorteile des Outsourcings können Firmen nicht nur ihre technischen Fähigkeiten verbessern, sondern sich auch strategisch für langfristigen Erfolg in einer wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft positionieren.

Herausforderungen und Nachteile des Outsourcings im Software-Bereich

Obwohl die Zusammenarbeit mit externen Softwareanbietern potenzielle Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und andere Vorteile des Outsourcings verspricht, geht sie mit Risiken einher, die sorgfältig gemanagt werden müssen. Eine gründliche Planung und effektive Governance sind entscheidend, um diese Herausforderungen zu minimieren.

• Qualitätsrückgang und Serviceniveauverlust: Ein bedeutendes Problem besteht im möglichen Qualitätsrückgang und Serviceniveauverlust im Laufe der Zeit, besonders wenn klare Leistungskennzahlen und Verantwortlichkeiten in Verträgen fehlen.
• Kommunikationsprobleme: Schlechte Kommunikation und undefinierte Eskalationsprotokolle können die rechtzeitige Problemlösung zusätzlich erschweren. Softwaredienstleister könnten Schwierigkeiten haben, wenn sie nicht ausreichend als strategische Partner integriert sind und der Kontext, das Geschäftswissen und die Motivation fehlen.
• Herausforderungen durch Zeitzonenunterschiede: Zudem können unterschiedliche Zeitzonen die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung beeinträchtigen. Die Übertragung der gesamten technischen Vision und Führung an externe Stellen birgt Risiken wie den Verlust von Kernkompetenzen, Förderung der Abhängigkeit von Anbietern und mögliche Fehlausrichtungen.
• Auswirkungen auf die Arbeitsmoral und Unsicherheit: Outsourcing kann auch die Arbeitsmoral negativ beeinflussen und bei organisatorischen Veränderungen zu Gefühlen der Unterbewertung, Orientierungslosigkeit und Arbeitsplatzunsicherheit führen.
• Sicherheits- und Datenschutzrisiken: Sicherheits- und Datenschutzrisiken nehmen zu, wenn sensible Daten externalisiert werden. Übergänge können vorübergehende Produktivitätseinbußen oder Serviceunterbrechungen mit sich bringen.

Die Anerkennung dieser Herausforderungen betont die Wichtigkeit einer strengen Anbieterauswahl, klar definierter Verträge, robuster Governance-Strukturen und der Vorbereitung der Stakeholder. Unternehmen können die Vorteile des Outsourcings maximieren und gleichzeitig potenzielle Nachteile durch die Bereitstellung von Ressourcen für die aktive Problemlösung, Ausrichtung auf Geschäftsprioritäten und Erleichterung der Personalanpassung abmildern, wodurch die Kontrolle beibehalten wird.

Varianten und Zahlungsmöglichkeiten bei IT-Outsourcing

Derzeit haben Unternehmen die Flexibilität, ein maßgeschneidertes Outsourcing-Modell zu wählen, das ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Die Entscheidung hängt von Faktoren wie dem Umfang, der Regelmäßigkeit und der Komplexität der Aufgaben ab.

Für Projekte unterschiedlicher Größe können Unternehmen aus folgenden Optionen wählen:

• Allround-Outsourcing: Hier bieten Software-Dienstleister umfassende Unterstützung, einschließlich Bewertungen und Empfehlungen;
• Selektives Outsourcing: Dies umfasst nur bestimmte Aspekte des Projekts. Je nach Standort des Anbieters unterscheiden wir hierbei:
  • Onshore-Outsourcing: Auftraggeber und Auftragnehmer sind im selben Land ansässig;
  • Offshore-Outsourcing: Der Anbieter stammt aus einem anderen Land, Kontinent und einer anderen Zeitzone;
  • Gemischter Ansatz: Dies ermöglicht eine Aufgabenverteilung zwischen inländischen und ausländischen Unternehmen.

Bei der Auswahl eines Unternehmens sind entscheidende Faktoren wie Kommunikationsbarrieren, kulturelle Unterschiede und Zeitunterschiede zu berücksichtigen.

Eine erfreuliche Entwicklung für die Budgets vieler Unternehmen ist, dass beim Outsourcing verschiedene Preismodelle zur Auswahl stehen:

• Dedizierte Teams: Hier arbeitet ein spezifisches Team langfristig an Ihrem Projekt, mit klaren Verantwortlichkeiten und regelmäßigen Zahlungen;
• Geteilte Teams: Diese Option bietet kostengünstigere Zahlungen, da ein Team mehrere Kunden und Projekte gleichzeitig betreut;
• Abonnementgebühr: Diese Lösung deckt monatlich oder jährlich auftretende Probleme gegen eine festgelegte Zahlung ab. Sie eignet sich besonders, wenn die Anzahl der Aufgaben leicht vorhersehbar ist und diese größtenteils geringfügig sind;
• Vorfallbasierter Ansatz: Dies ist eine gute Wahl für seltene Probleme. Hier erfolgen Zahlungen bei Bedarf zur Bewältigung sporadischer Probleme;
• Gemischtes Modell: Diese Option passt gut, wenn die Anzahl der Aufgaben mehr oder weniger bekannt ist. In diesem Fall werden alle zusätzlichen Ausgaben separat vergütet.

Die Herausforderung bei der Auswahl des besten Preismodells besteht darin, die Arbeitsbelastung richtig einzuschätzen, um Überzahlungen zu vermeiden. Eine bewährte Vorgehensweise ist die Überprüfung der Arbeitsergebnisse 1–2 Monate nach Beginn der Zusammenarbeit, um die Serviceanforderungen an die tatsächliche Arbeitsbelastung anzupassen. Abhängig von aktuellen Anforderungen besteht auch die Möglichkeit, auf ein anderes Zahlungsmodell umzusteigen.

Schritte zur effektiven Zusammenarbeit bei IT-Outsourcing

Wie gehen Sie vor, wenn Sie sich dazu entschließen, Ihren IT-Support outzusourcen?

Schritt 1: Abstimmung mit dem Management

Klären Sie mit Ihren Vorgesetzten die Notwendigkeit, ein Drittunternehmen einzubeziehen. Gemeinsam können Sie Budget, Umfang, Form und gewünschte Ergebnisse der Dienstleistungen festlegen.

Schritt 2: Auswahl des Anbieters

In dieser Phase ist es entscheidend, so viel wie möglich über die Erfahrungen des potenziellen Partners, seine Vorgehensweisen, die Einhaltung von QS-Anforderungen sowie Datensicherheitsrichtlinien usw. herauszufinden. Führen Sie Interviews mit den Ingenieuren, die Ihr Projekt betreuen werden. Sind ihre Fähigkeiten und ihr Kommunikationsniveau ausreichend? Haben sie Erfahrung in Ihrer Branche? Teilen sie die gleichen Werte? Sind sie bereit, mehr über Ihre Technologie zu erfahren? Wenn eine dieser Fragen mit „Nein“ beantwortet wird, sollten Sie die Konsequenzen in Betracht ziehen, bevor Sie sich für diesen Anbieter entscheiden.

Schritt 3: Vertragsunterzeichnung

Beim Eingehen der Geschäftsbeziehungen definieren Sie klar die Leistungserbringungszeit, die erwarteten KPIs und die Zahlungsbedingungen. Lassen Sie Ihre Rechtsberater Verzögerungen, Leistungsmängel, Strafen und Kündigungsvereinbarungen planen.

Schritt 4: Aufgabenübertragung

Diese Phase erstreckt sich über Wochen, manchmal Monate. Der Anbieter benötigt Zeit, um Ihre Softwaredokumentation zu studieren und sich mit dem Projekt vertraut zu machen.

Schritt 5: Leistungsüberwachung

Sammeln Sie Feedback von Ihren App-Benutzern und Ihrer IT-Abteilung. Überprüfen Sie die Berichte des Drittanbieters genau. Wenn die Qualität der Leistungen nicht zufriedenstellend ist, notieren und bewerten Sie Vertragsverstöße, verhandeln Sie mit dem Auftragnehmer und wechseln Sie gegebenenfalls den Anbieter.

Erfolgsfaktoren bei IT-Outsourcing

Um den Erfolg jeder Kooperation zu gewährleisten, sollte man die folgenden Praktiken einhalten. Diese bewährten Methoden bringen Outsourcing-Beziehungen auf den richtigen Kurs und erhalten ihre positive Dynamik.

Klare Erwartungen formulieren

Formulieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen gegenüber Ihrem IT-Partner klar und deutlich. Fassen Sie frühzeitig die Erwartungen zusammen und berücksichtigen Sie dabei Projektziele, Methodik, Fristen und Budgets.

Eigene Stärken und Schwächen selbst einschätzen

Führen Sie eine detaillierte Bewertung der internen IT-Ressourcen, Talente, Mängel und Betriebsrichtlinien durch. Beginnen Sie mit der Due-Diligence-Prüfung vor dem RFP-Prozess (Requests for Proposal), um Überraschungen für beide Parteien zu vermeiden.

Eine klare Vision festlegen

Definieren Sie klar die Vision und Anforderungen Ihres Projekts, bevor Sie einen IT-Partner auswählen. Vertrauen Sie auf einen Dienstleister, der auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist, sei es durch Fokussierung auf den Code oder durch Bereitstellung umfassender Geschäftsberatung.

Entscheidungsträger benennen

Ermitteln Sie Bereiche, in denen die interne Entscheidungsfindung eine Herausforderung darstellen könnte, und ziehen Sie externes Fachwissen hinzu. Erwägen Sie Anbieter, die Kompetenzlücken durch professionelle, erfahrungsbasierte Beratung schließen können.

Sich auf mögliche Veränderungen vorbereiten

Erkennen Sie an, dass IT-Outsourcing Veränderungen mit sich bringt und möglicherweise die Unternehmenskultur und Geschäftsaufgaben stört. Implementieren Sie neben dem Softwareprojekt ein solides Änderungsmanagement, um die Produktivität und das Engagement der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Zeitzonen berücksichtigen

Bewältigen Sie mögliche Herausforderungen, die sich aus Zeitzonenunterschieden ergeben, gemeinsam mit Ihrem IT-Partner. Sorgen Sie durch zeitliche Überschneidungen oder maßgeschneiderte Prozesse und Tools für eine effektive Kommunikation.

Verhandlung von Verträgen durchdenken

Fokussieren Sie sich darauf, einen umfassenden und klaren Vertrag zu erstellen, der langfristige Partnerschaftsziele unterstützt. Vermeiden Sie überstürzte Entscheidungen und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Auswirkungen des Vertrags verstehen.

Vom Partner aktiv lernen

Erkennen Sie das Fachwissen Ihres Partners an und nutzen Sie dessen Fähigkeiten und Erfahrung. Seien Sie offen für unkonventionelles Denken, insbesondere in Bereichen wie Innovation und IT-Architektur.

Effektive Kommunikation fördern, Mikromanagement vermeiden

Fördern Sie eine transparente Kommunikation, anstatt den Softwaredienstleister bis ins kleinste Detail zu kontrollieren. Bauen Sie durch offene Kommunikation Vertrauen auf und gehen Sie Probleme umgehend an, um eine gesunde Partnerschaft aufrechtzuerhalten.

Ganzheitliche Bewertung durchführen, das niedrigste Gebot vermeiden

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sie nicht nur den Preis, sondern auch andere Faktoren berücksichtigen. Schätzen Sie die langfristigen Vorteile einer strategischen Partnerschaft gegenüber kurzfristigen Kosteneinsparungen.

Geeignete Toolsets einführen

Wählen Sie Kommunikations- und Kollaborationstools, die auf die speziellen Anforderungen des IT-Outsourcings zugeschnitten sind. Nutzen Sie Tools wie Slack, Asana, Trello und SharePoint, um eine dynamische und organisierte Kommunikation zu unterstützen.

Ursachen lösen, anstatt den Anbieter zu wechseln

Identifizieren Sie die Kernprobleme einer scheiternden Geschäftsbeziehung, bevor Sie den Anbieter wechseln. Vermeiden Sie einen Kreislauf des Anbieterwechsels, indem Sie interne Hindernisse beseitigen und eine kollaborative Umgebung fördern.

Durch die Einhaltung dieser Praktiken können Unternehmen erfolgreiche und dauerhafte Partnerschaften im Bereich IT-Outsourcing fördern und so gegenseitigen Nutzen und nachhaltigen Wert gewährleisten.

Fazit

Während IT-Outsourcing aufgrund von Kosteneffizienz, spezialisierten Fähigkeiten und strategischer Ausrichtung ein beträchtliches Wertpotenzial bietet, erfordert die Realisierung dieser Vorteile eine durchdachte Planung, effektive Verwaltung und den Aufbau von starken Beziehungen zwischen Kunden und Anbietern. Durch klare Kommunikation der Bedürfnisse, Bewertung der internen Bereitschaft für Veränderungen und Implementierung robuster Verträge sowie Kommunikationsstrukturen kann man die Vorteile des Outsourcings maximieren. Die Betrachtung des IT-Partners als strategischen Verbündeten, nicht nur als Dienstleister, trägt zusätzlich dazu bei, Risiken zu minimieren. Eine ganzheitliche und dynamische Herangehensweise ermöglicht es Unternehmen, durch IT-Outsourcing langfristigen gemeinsamen Erfolg zu erzielen.

Natürlich gibt es unterschiedliche Meinungen über die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes. Trotzdem sind Apps ein integraler Bestandteil der Geschäftsabläufe jeder Organisation. Eine reibungslos funktionierende Softwarelösung trägt maßgeblich zu einem verbesserten Kundenerlebnis und gesteigerten Gewinnen bei. Andersen verfügt über umfassende Erfahrung in der IT-Betreuung für Unternehmen jeder Größe und in diversen Branchen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um die Effektivität Ihrer IT-Infrastruktur zu steigern.