Wichtigste Schritte zur Auftragsabwicklung und effiziente Skalierungsstrategien

In einer Welt, die vom elektronischen Handel beherrscht wird, ist zweckmäßige, kosteneffiziente und nahtlose Auftragsabwicklung eine Frage des Überlebens. Der E-Commerce und die Logistikbranche sind mit den folgenden Aufgaben befasst: Spezialisten müssen bestellte Waren schnell erhalten, sie in Lagerhallen und Vertriebszentren verfolgen, kommissionieren und verpacken, um sie anschließend zu versenden und an die Endkunden zu liefern. In diesem Beitrag beschreiben wir wichtigste Schritte zur Auftragsabwicklung und analysieren Erfolgsmethoden in diesem Bereich.

Was ist Auftragsabwicklung?

Bei digitaler Auftragsabwicklung handelt es sich um die Schritte, die eine Firma unternimmt, um von seinen Endkunden aufgegebene Bestellungen auszuführen. Laut Shopify, einem der weltweit führenden E-Commerce-Anbieter, ist es „der Prozess der Vorbereitung und Auslieferung einer Kundenbestellung". Aber das ist leichter gesagt als getan.

Wieso den?

Ganz einfach, weil viele Endkunden mit der Ausführung ihrer Aufträge nicht zufrieden sind. Dies verursacht erhebliche Probleme für Unternehmen. Nach Angaben von Econsultancy sehen die Zahlen wie folgt aus:

• 3 % der Internetkäufer stornieren ihre Bestellungen, wenn die Lieferzeit länger als eine Woche dauert;
• 16 % tun dies, wenn die Lieferung sechs bis sieben Tage dauert;
• 15 % der Menschen abbestellen Waren, wenn sie vier bis fünf Tage warten müssen;
• Schließlich stornieren 8 % der Kunden ihre Bestellungen, wenn die Lieferung drei Tage oder sogar weniger dauern wird.

Diese Zahlen zeigen deutlich, dass ein heutiger Käufer keine Geduld hat. Jede Bestellung muss so schnell wie möglich geliefert werden. Was die Lage der Dinge noch schlimmer macht, ist, dass die Menschen nicht bereit sind, einen Aufpreis für Schnelligkeit zu zahlen.

Maersk nennt eine Reihe von beunruhigenden Zahlen:

• Betrachtet man alle E-Commerce-Segmente als Ganzes, so liegt der Anteil der Einkaufswagenabbrüche in der gesamten Branche bei 69 %;
• Unerwartete Kosten sind in diesem Zusammenhang der Hauptgrund, warum Menschen ihren Einkaufswagen verlassen, wobei 48 % der enttäuschten Käufer aus genau diesem Grund gehen.

Daher ist eine schnelle und kostengünstige Lieferung die einzige Möglichkeit, auf diesem extrem wettbewerbsintensiven und anspruchsvollen Markt zu wachsen. Deswegen muss man die am besten geeignete Strategie für die Auftragserfüllung wählen, um zu skalieren.

Auftragsabwicklungsstrategien und Skalierungsprobleme

Grundsätzlich gibt es drei Hauptstrategien für effiziente Auftragsabwicklung. Obwohl jede von ihnen für eine bestimmte Art von Unternehmen am besten geeignet ist, werden sie häufig kombiniert. Daher ist es notwendig, je nach Größe Ihres Unternehmens und geschäftlichen Herausforderungen zwischen ihnen zu skalieren.

Auftragsabwicklung durch den Händler

Dieser Begriff bedeutet, dass Sie volle Verantwortung für Ihre Aktivitäten zur Auftragsbearbeitung und anschließender Erfüllung übernehmen. Mit anderen Worten: Auftragserfüllung ist eine betriebsinterne Geschäftsfunktion, die Sie niemandem sonst anvertrauen. Dieses Herangehen eignet sich am besten für KMU mit stabilen Umsätzen. Gleichzeitig ist diese Option auch die weltweit beliebteste, denn fast 90 % der E-Commerce-Unternehmen sind zumindest in gewissem Umfang an der Auftragserfüllung durch den Händler beteiligt.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, könnte dieses Herangehen unzureichend werden. Wenn Ihr Umsatzvolumen steigt und die Kunden über die ganze Welt verstreut sind, können Sie möglicherweise nicht mehr alle Pakete selbst bearbeiten.

Streckengeschäft

Das Streckengeschäft-Modell bedeutet, dass Sie sich überhaupt nicht mit dem Auftragsabwicklungsprozess befassen. Mithilfe Ihres E-Commerce-Geschäftes kauft man Waren von Herstellern und anderen Unternehmen. Es liegt also in ihrer Verantwortung, die bestellten Pakete zu liefern. Dieses Herangehen ist zwar kostengünstig und ermöglicht es Ihnen, zahlreiche verstreute Käufer zu bedienen, gibt Ihnen jedoch fast keine Kontrolle über die Erfüllung ihrer Aufträge und Verpackung. Deswegen entscheiden sich viele große Unternehmen, die Streckengeschäft praktizieren, auch für das dritte Modell.

Erfüllung durch Dritte

Die Erfüllung durch Dritte ist als 3PL bekannt. Laut Forbes handelt es sich dabei um eine Methode, bei der alle Dienstleistungen zusammengefasst und einem speziellen Unternehmen anvertraut werden (Lagerung, Kommissionierung, Verpackung, Versand und Logistik). Einerseits kann man solchen Kompetenzzentren vertrauen. Auf der anderen Seite sind ihre Dienstleistungen aber auch teuer. Ihr Unternehmen sollte groß genug sein und über ein ausreichendes Umsatzvolumen verfügen, um sie damit zu beauftragen.

Schritte zur Auftragsabwicklung

Unabhängig von bestimmten Strategien umfasst der Auftragsabwicklungsprozess eine Reihe von Stufen. Dabei benötigt man hochwertige Web- und mobile Lösungen, die ordnungsgemäß mit der Entwicklung kundenspezifischer Software durchgeführt werden. Experten unterteilen den Prozess in verschiedene Phasen, die meistens die folgenden Schritte zur Auftragsabwicklung umfassen:

• Optimierte Lagerverwaltung, d. h. die Kenntnis und Kontrolle der Menge und Qualität der gelagerten Waren. Verständlicherweise muss jedes erfolgreiche E-Commerce-Unternehmen den Zustand seiner Bestände genau kennen, um Bestellungen entgegennehmen und bearbeiten zu können. Daher muss Ihre Warenannahme mit allen relevanten Verfolgungsfunktionen fein abgestimmt sein.
• Auftragsbearbeitungsfunktionen, d. h. Ihre Fähigkeit, Aufträge entgegenzunehmen, zu registrieren, zu beantworten und die erforderlichen Aufzeichnungen zu führen. Der Prozess der Auftragsbearbeitung bezieht sich auf die Verwaltung der Kundenbeziehungen, die Warenströme und Ihre Fähigkeit, den Fortschritt jeder Bestellung zu überwachen, einschließlich ihrer Konfiguration, Buchung, Bestätigung, Abrechnung und gegebenenfalls Hinzufügen von Änderungen. Dies erfordert zuverlässige Auftragsbearbeitungssoftware.
• Kommissionierung, d. h. Ihre Fähigkeit, Waren schnell zu finden und zu kommissionieren, sobald ein Auftrag endgültig bestätigt ist. In diesem Zusammenhang muss man in der Lage sein, automatisch Kommissionierlisten zu erstellen und an die Lagerhallen zu übermitteln, in denen alle relevanten Eigenschaften und Standorte klar angegeben sind.
• Verpackung, d. h. Auswahl der am besten aussehenden, aber dennoch haltbaren und angemessenen Verpackung, Vermeidung von Beschädigungen Ihrer Waren beim Verpacken, rücksendefreundliche Verpackung und Anbringen von verfolgbaren Etiketten.
• Für den Versand, d. h. die Auslieferung der Waren an den Endkunden, müssen Sie in der Lage sein, die beste Route, den zuverlässigsten Transportpartner, die schnellsten Fahrzeuge usw. auszuwählen. Außerdem muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, Rücksendungen und Erstattungen zu bearbeiten.

Der Prozess der Auftragsbearbeitung und Erfüllung

Um Erfolgsmethoden im E-Commerce zu ermitteln, muss man die häufigsten und schwierigsten Probleme beim Prozess der Auftragsbearbeitung und Erfüllung benennen. Erst danach kann man Maßnahmen festlegen, die beim Bewältigen dieser Hindernisse hilfreich sind.

In den frühen 2020er-Jahren identifizierte eine interessante Umfrage die folgenden Prioritäten, die von den Akteuren der Auftragsabwicklungsbranche geäußert wurden:

• Weniger Fehler beim Auftragsabwicklungsablauf und größere Auftragsgenauigkeit (33 %);
• Bessere Verpackung und Handhabung (29 %);
• Höhere Rentabilität „auf Auftragsbasis“ (26 %);
• Gesteigerte Arbeitsproduktivität (25 %);
• Fortschrittlichere Kommissionierungsmöglichkeiten (25 %);
• Effektivere Raumnutzungsmuster (24 %);
• Schnellere Auftragsabwicklung (24 %);
• Vollständige Transparenz des gesamten Inventars in Echtzeit (21 %).

Wie kann ein modernes und flexibles Auftragsabwicklungsunternehmen diesen Herausforderungen mit neuester Software begegnen?

Aus unserer Erfahrung können wir Folgendes empfehlen:

• Erstens sollte die von Ihnen gewählte Softwarelösung alle Kunden- und Auftragsdaten in einer einzigen Datenbank zusammenführen;
• Die einzelne Datenbank muss Ihnen erweiterte Visualisierungsfunktionen bieten, damit Sie alles, von einer einzelnen Bestellung bis zu Ihrem gesamten Bestand, einfach verfolgen können.
• Automatisieren Sie möglichst viele Prozesse, um Ihre Mitarbeiter von unnötigen Aufgaben zu entlasten;
• Passen Sie Ihre Kommunikationsprozesse mit Endkäufern an;
• Stellen Sie sicher, dass Sie informative und detaillierte Berichte erstellen können.

Fazit

An Einzelhandelssoftware besteht kein Mangel. Wenn Ihr Auftragsabwicklungsprozess jedoch eine Herausforderung darstellt, wäre der Kauf einer maßgeschneiderten Auftragsabwicklungssoftware die beste Wahl. Auf diese Weise werden alle Ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Ihre Software muss an Ihre Auftragsabwicklungsstrategien angepasst werden, nicht umgekehrt.

Bei Andersen beschäftigen wir Dutzende von Entwicklern kundenspezifischer Software. Viele von ihnen sind auf das Auftragsmanagement in der Logistik spezialisiert. Sie sind jederzeit in der Lage, an Ihrer Auftragsabwicklungslösung zu arbeiten und professionelle Webentwicklung für Ihre Mitarbeiter im Auftragsmanagement durchzuführen.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um den Entwicklungsprozess so schnell wie möglich zu beginnen.