Das von Andersen entwickelte Travel Management System für die UNESCO
Über den Kunden
Die UNESCO ist eine UN-Organisation, die in den Bereichen Bildung, Wissenschaft und Kultur tätig ist. Sie betreibt über 60 Büros und Abteilungen in verschiedenen Ländern. Täglich reisen Dutzende von UNESCO-Mitarbeitern aus beruflichen Gründen in verschiedene Länder auf der ganzen Welt. Zur Planung, Verwaltung, Überwachung und Finanzierung dieser Dienstreisen wurde spezielle Software bestellt.
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Projektdetails
UNESCO wandte sich an Andersen, um eine interne Lösung zur Verwaltung der Dienstreisen der Mitarbeiter der Organisation weltweit zu entwickeln. Wir wurden damit beauftragt, ein fortschrittliches Tool in einer konformen, kosteneffektiven und transparenten Art und Weise aufzubauen. Als Ergebnis unserer Zusammenarbeit wollte der Kunde ein Softwareprodukt mit umfangreichen Budgetplanungs- und Antragsverarbeitungsfähigkeiten, das gleichzeitig umfassend und einfach zu bedienen ist.
Dank der Beteiligung von Andersen wurde das UNESCO Travel Management System, ein intern genutztes Software-Tool, entwickelt. Die Aufgabe, die der Kunde gestellt hatte, war eine umfassende Lösung zu liefern, die in der Lage ist, Dienstreisen auf globaler Ebene zu managen, mit besonderem Schwerpunkt auf transparentem und kosteneffektivem Budgeting und Kontrolle. Das resultierende Tool entspricht vollständig den Anforderungen und Erwartungen des Kunden.
Das System speichert sicher alle Informationen über die Partner-Reiseagenturen des Kunden und ermöglicht einen bequemen Zugang dazu. Es kann automatisch die besten Routen auswählen, Tickets buchen, Unterkunftsprobleme lösen und das optimale Budget für eine Reise festlegen. Die wichtigste Priorität war in diesem Zusammenhang, das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu gewährleisten.
Um dies zu ermöglichen, kann das System unter anderem den Ablauf von Anfragen für Dienstreisen verschiedener Arten organisieren und visualisieren. Es deckt den gesamten Zyklus jeder Anfrage ab, von der Einreichung bis zur Genehmigung. Das System ist auch integriert und interagiert mit SAP und der UNESCO-Reiseagentur (über die andere Reiseagenturen ihre Angebote machen können, nachdem die UNESCO eine Anfrage für Dienstleistungen veröffentlicht hat).
App-Funktionalität
Das von Andersen entwickelte System funktioniert folgendermaßen:
- Zunächst ermöglicht es die Erstellung detaillierter Benutzerprofile für Mitarbeiter. Dort werden Mitarbeiterinformationen hinzugefügt. Auch Zertifikate, Anmeldeinformationen und andere Dokumente können hochgeladen und sicher gespeichert werden.
- Zweitens ermöglicht das System den Benutzern, Reiseanträge zu erstellen. Letztere umfassen die Beschreibung einer Reise, ihre Ziele und Missionen, Zielorte, Dauer und andere zusätzliche Anforderungen.
- Drittens kann die Funktion zur Routenplanung die besten passenden Optionen finden, die bevorzugte Transportarten und andere Präferenzen umfassen.
- Viertens gibt der Mitarbeiter nach der Erstellung einer Anfrage an, an wen und wie seine Arbeitsaufgaben während der Dienstreise delegiert werden.
Nachdem die interne Anfrage erstellt wurde, wird automatisch eine ausgehende Anfrage generiert und an die im System des Kunden registrierten Reisebüros oder Einzelagenten gesendet. Im Gegenzug reichen diese Partner ihre Vorschläge ein, damit die Administratoren der UNESCO den besten auswählen können. Wenn keine der Optionen den Erwartungen entspricht, kann man die ursprüngliche interne Anfrage bearbeiten, weitere Details und Klarstellungen hinzufügen, usw.
Projektergebnisse
Die Zusammenarbeit mit Andersen ermöglichte es dem Kunden, den durchschnittlichen Zeitaufwand für die Reiseplanung und -genehmigung zu minimieren, was auch zu einer Steigerung der Benutzerzufriedenheit auf bis zu 88% führte.
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Weitere Schritte
Nachdem wir Ihre Anforderungen analysiert haben, meldet ein Experte bei Ihnen;
Bei Bedarf unterzeichnen wir ein NDA, um den höchsten Datenschutz sicherzustellen;
Wir legen ein umfassendes Projektangebot mit Schätzungen, Fristen, CVs usw. vor.
Kunden, die uns vertrauen:
